Blogue

Catégories

Articles de Samuel

Samuel Tremblay

Salut ! Je suis Samuel Tremblay, VP Technologies & Innovations chez BeWave. Passionné de technologie, je me consacre à aider nos clients à tirer parti des technologies de pointe pour prospérer et devenir leaders dans leurs domaines. Ici, je partagerai mes idées et mes connaissances pour t’aider à rester en avance dans un paysage technologique en constante évolution.

Stratégies de gestion du savoir : comment gérer le départ d’un employé clé

C’est quand un employé clé annonce son départ qu’on réalise à quel point les stratégies de gestion du savoir sont importantes dans notre business !

Si tu viens d’apprendre que ton employé le plus précieux, celui dont le savoir fait tourner ton entreprise, s’apprête à partir (que ce soit pour la retraite, des problèmes de santé, un accident ou autre), ça peut vraiment ressembler à une catastrophe. Cette personne, c’est peut-être le cerveau derrière ces soumissions impeccables qui décrochent tes plus gros contrats ou encore une figure incontournable dans un autre rôle stratégique.

Et là, une seule question te revient en boucle « Qu’est-ce que je vais faire ? ».

La solution classique ? Embaucher quelqu’un et le former. Mais moi, je te propose une approche plus stratégique : encapsuler son savoir dans un logiciel. Avant d’aller plus loin, je prends juste une minute pour parler des risques liés à la perte de ce savoir.

Le départ d’un pilier : affronter le vide laissé par un employé clé

Perdre un employé clé, ça représente tellement plus qu’un poste vacant à combler. C’est aussi faire face à la perte potentielle d’un savoir et d’une expertise qui font tourner ton entreprise.

Selon des études, 42 % des compétences et du savoir nécessaire à un poste sont uniquement connus par la personne qui l’occupe. Et ce savoir, il ne peut pas être facilement transféré à un remplaçant. Si tu embauches quelqu’un de nouveau, cette personne devra apprendre ces 42 % de compétences à partir de zéro. C’est un énorme vide à combler ! (source : HR Daily Advisor, anglais seulement)

Quand un employé clé quitte son poste, les impacts sont nombreux :

Perturbations opérationnelles : les processus critiques peuvent vaciller, entraînant des retards et une baisse d’efficacité.
Conséquences financières : recruter et former de nouveaux talents coûte cher et la période de transition peut engendrer des pertes de revenus.
Baisse du moral des employés : la pression augmente sur ceux qui restent, ce qui peut mener à l’épuisement et à d’autres départs.

Ces défis montrent à quel point il est important d’avoir des stratégies de gestion du savoir efficaces dans sa business.

Des outils et méthodes pour gérer le savoir, il y en a plein ! Mais moi, je me concentre sur une chose : encapsuler ce savoir dans un logiciel. Et je vais te montrer pourquoi c’est, selon moi, la solution la plus efficace.

Stratégies de transfert du savoir : pourquoi je choisis le logiciel

Quand il s’agit de préserver l’expertise d’un employé clé, je suis convaincu que les logiciels de gestion du savoir sont les meilleurs outils. Pourquoi ? Ce n’est pas juste une question de praticité. C’est une solution qui s’adapte, qui dure et qui renforce ton équipe. Voici pourquoi le logiciel est, selon moi, une évidence :

Cohérence : J’ai besoin que les choses soient faites à la perfection à chaque fois, et le logiciel garantit cette constance. En plus, ça améliore l’efficacité opérationnelle.
Préservation : J’ai vu trop de savoirs disparaître avec des départs à la retraite. Le logiciel, lui, permet de garder ces précieuses informations vivantes.
Coût : Sur le long terme, entretenir un logiciel revient souvent moins cher que de recruter constamment des experts hautement qualifiés.
Renforcement de l’équipe : Imagine ton équipe ayant accès à cette expertise 24/7. Finis les silos frustrants ! En plus, l’intégration des nouveaux employés devient un jeu d’enfant.

Voilà pourquoi, pour moi, le logiciel n’est pas seulement une option, c’est la solution.

Mon plan en 7 étapes pour transformer une expertise en logiciel

Transformer une expertise en logiciel, ce n’est pas une solution rapide. C’est un processus réfléchi, conçu pour que le résultat soit aussi fiable que l’employé que tu cherches à remplacer. Voici exactement comment je m’y prendrais :

1. Audit du savoir

Je commencerais par documenter méthodiquement ses processus à travers un audit du savoir. Qu’est-ce qui rend son travail exceptionnel ? Quelles décisions prend-il pour garantir le succès ? J’utiliserais des outils comme Excel pour cartographier son flux de travail, en capturant chaque étape, chaque point de décision et chaque calcul.

Pour faire cet audit, il faut distinguer différents types de savoir :

Le savoir explicite : les processus, formules et instructions faciles à documenter.
Le savoir tacite : cette expertise intuitive et ce jugement affinés par l’expérience.

Si le savoir explicite peut souvent être consigné par écrit, le savoir tacite nécessite une approche plus approfondie : interviews, observation et compréhension des méthodes de résolution de problèmes de l’employé.

C’est ici qu’on identifie l’essence de l’expertise de ton employé clé : les actifs de savoir existants, ces éléments que tu ne peux absolument pas te permettre de perdre.

2. Création de modèles

Avec Excel, je créerais des modèles pour tenter de reproduire ses résultats. Cela implique de saisir des données comme il le ferait, d’appliquer ses formules et de comparer les résultats. Pense à ça comme un prototype numérique : il nous permet de voir comment son expertise peut être structurée et répétée de manière fiable.

3. Plan de conception du logiciel

À partir de ces modèles Excel, je concevrais un plan détaillé pour le logiciel. Selon la complexité des processus, cela pourrait aller d’un simple algorithme à un système complet. Ce plan sert de feuille de route, décrivant le fonctionnement du logiciel et garantissant qu’aucune information précieuse ne soit perdue lors de la phase de développement.

4. Développement

Ensuite, je collaborerais avec des développeurs pour donner vie au plan. L’objectif ? Une interface conviviale et intuitive, utilisable par n’importe quel membre de l’équipe, peu importe son niveau technique. À ce stade, on traduit l’expertise en code en mettant l’accent sur la fonctionnalité et la facilité d’utilisation.

5. Tests

Ici, on entre dans le vif du sujet. Je soumettrais le logiciel à des scénarios réels, en comparant ses résultats à ceux obtenus par l’employé. L’objectif est de peaufiner et d’ajuster jusqu’à ce que le logiciel égale, ou dépasse, la qualité du travail qu’il reproduit. C’est à ce moment qu’on règle les détails pour garantir que le logiciel est solide comme le roc.

6. Formation

Un logiciel n’est efficace que si les gens savent s’en servir. J’organiserais des séances de formation pour l’équipe, non seulement pour apprendre à utiliser le logiciel, mais aussi pour comprendre sa logique. Comment ça, je pourrais m’assurer que tout le monde peut l’exploiter efficacement et qu’on ne soit plus dépendant envers une seule personne.

7. Boucle de rétroaction

Enfin, je mettrais en place un système d’amélioration continue. Des retours réguliers des utilisateurs permettraient d’affiner le logiciel et de le rendre plus robuste et adaptable au fil du temps. L’expertise évolue, et le logiciel doit évoluer avec elle.

Tu n’as pas besoin d’intégrer l’IA dans tes stratégies de gestion du savoir (pour l’instant)

Pour l’instant, je laisserais de côté les complexités liées à l’intelligence artificielle.

On se concentre sur des logiciels basés sur des règles et qui servent avant tout à capturer un processus plutôt qu’à apprendre de celui-ci. C’est une approche plus simple à gérer et surtout plus économique pour répondre à nos besoins immédiats.

MAIS j’ai bien des projets pour utiliser l’IA à cet effet dans le futur. L’IA est encore jeune, mais elle évolue à une vitesse fulgurante ! Reste à l’affût de mes mises à jour sur le sujet dans les prochaines années.

Transforme l’expertise de ton employé clé en logiciel

Faire face au départ à la retraite d’un employé clé peut donner l’impression de perdre le cœur de ton entreprise. Mais ça ne doit pas forcément être une catastrophe. En transformant son expertise en logiciel, je ne me contente pas de combler un vide : je renforce les fondations de nos opérations.

Cette approche garantit qu’on ne fait pas que survivre à la transition, mais qu’on en ressort plus forts. C’est une opportunité d’évolution pour l’entreprise, une façon de transformer une perte potentielle en un avantage stratégique. Prenons ce défi et transformons-le en une occasion de croissance.

Tu veux discuter d’une stratégie de gestion du savoir pour ton entreprise ? Jasons ensemble et trouvons la solution qui te convient.